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Gmail: comment améliorer votre productivité

Gmail: comment améliorer votre productivité

Logo GmailGmail est l’un des services de messagerie en ligne les plus populaires au monde. Mais il est parfois difficile de gérer sa boîte de réception. Elle se remplit avec une étonnante facilité mais il peut être ensuite compliqué de gérer ce flux d’information et l’organiser de façon cohérente.

Comment lutter contre cette invasion d’e-mails? Add-ons pour Gmail, services Web, options de configuration de Google… Il existe plusieurs façons d’améliorer votre productivité rapidement et facilement.

Changer le style de votre boîte de réception

Si vous recevez peu de messages, les choses sont simples: il suffit de lire, répondre et d’archiver et le tour est joué. Mais pour ceux qui reçoivent un grand nombre d’e-mails par jour, la situation est plus compliquée à gérer. C’est donc en pensant à eux que Gmail a mis en place les styles de boîte de réception qui sont différentes façons de présenter le contenu de votre boîte de réception Gmail. Vous pouvez donc gérer de grandes quantités de messages sans perdre la tête.
Styles de boîte de réception

Vous pouvez choisir parmi cinq styles de boîte de réception:

  • Classique – L’affichage par défaut qui répertorie tous les messages par ordre chronologique. Les derniers e-mails apparaissent en haut.
  • Importants d’abord – Priorité aux messages importants et à ceux provenant des personnes avec lesquelles vous communiquez fréquemment.
  • Non lus d’abord – Similaire au tri classique. Une fois lus, les messages seront masqués.
  • Suivis d’abord – Place les e-mails marqués d’une étoile dans la partie supérieure de votre boîte de réception.
  • Boîte de réception prioritaire – Ce type boîte de réception est un mélange de plusieurs des modes précédents. Au sommet des e-mails se trouve les « Importants » et les « non lus » et juste en dessous les «Messages suivis».

Activer les Labos Gmail

Les « Labos » dans Gmail sont une collection de fonctionnalités encore en version bêta que vous pouvez activer si vous voulez les essayer dans votre boîte de réception. Bien qu’elles ne fonctionnent que partiellement ou disparaissent sans préavis, certaines peuvent vous permettre de travailler plus vite et mieux. Pour y accéder, sectionnez paramètres de Gmail, cliquez sur l’icône dans le coin supérieur droit de l’écran, puis sur Paramètres, puis sur l’onglet Labos.

Labos Gmail

Par exemple, la fonction Avance auto vous permet de passez automatiquement au message suivant après avoir supprimé ou archivé le message précédent et évite ainsi de retourner à la boîte de réception.

On peut citer également la fonction des Réponses standardisées, qui vous permet de gagner beaucoup de temps si vous écrivez souvent des e-mails similaires au quotidien.

Envoyez-vous un mail dans l’avenir

L’un des objectifs du gestionnaire d’e-mail parfait serait de garder votre boîte de réception principale dédiée uniquement aux messages en attente. C’est ce que l’on appelle le Inbox zero. L’idée est de répondre à chaque e-mail dès que vous le recevez. Si le message est inutile, supprimez-le. Si vous voulez le garder comme référence, archivez-le.

Mais qu’advient-il si vous devez revenir à cet e-mail quelques jours plus tard? C’est là que les outils suivants peuvent être utiles.

Boomerang for Gmail

Boomerang for Gmail est une extension pour Chrome, Firefox et Safari qui vous permet de programmer l’envoi d’e-mails, de sorte que vous pouvez les utiliser comme des rappels personnels. Elle vous avertit également si vous êtes en attente d’un message et que la personne ne répond pas dans un délai donné.

boomerang gmail

FollowUp.CC

Followup CCSous ce nom étrange se cache un service similaire à Boomerang mais il n’y a pas besoin d’installer de plugin car il fonctionne dans n’importe quel navigateur. L’inconvénient est que la version gratuite de FollowUp.CC a une limite de 20 rappels par mois.

Son fonctionnement est simple: lorsque vous répondez à un e-mail dont vous voulez assurer le suivi dans les jours qui viennent, ajoutez en copie caché une adresse e-mail avec la date à laquelle vous souhaitez être averti. Les adresses sont créés en anglais avec une structure logique:

  • Au bout de quelques heures: 12hours@followup.cc
  • Un jour donné: apr21@followup.cc
  • Un jour de la semaine: sunday@followup.cc
  • Un temps spécifique: 9am@followup.cc
  • Etc.

L’e-mail de rappel apparaîtra dans votre boîte de réception au moment décidé.

HassleMe

Si vous voulez recevoir un rappel mais sans date précise (par exemple pour vous inciter à aller à la gym, appeler votre mère plus souvent…) il existe un outil pour cela: HassleMe.

HassleMe
HassleMe (littéralement, « embête moi» ou « ennuie-moi ») est un service en ligne qui vous envoie des rappels pour ne pas oublier ces tâches qui doivent être effectuées de temps en temps.

The Email Game

Le but de The Email Game est de convertir l’e-mail en un jeu – un autre exemple du courant de gamification déjà présent dans de nombreuses applications. The Email Game vous met au défi de gérer vos e-mails dans les plus brefs délais et vous récompense avec des points si vous le faites correctement. Si le compte à rebours atteint zéro, vous perdez des points.

The email game
L’interface de The Email Game est claire, avec de gros boutons qui vous permettent de prendre une décision rapidement.

Avez-vous une autre astuce infaillible pour être productif avec votre compte Gmail? Envoyez-nous vos commentaires.

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