Avec OneDrive de Microsoft, basculez entre ordinateur et smartphone en toute simplicité

Productivité mobile office

Mobilité oblige, on est de plus en plus amenés à commencer un document sur son ordinateur de bureau pour continuer à y travailler sur son smartphone, en déplacement ou chez soi. Si l’opération était encore laborieuse il y a peu, les applications de bureautique sont aujourd’hui là pour nous simplifier grandement la tâche.

Les solutions, nombreuses, dépendent surtout du système d’exploitation que vous utilisez, mais deux outils sont véritablement universels: Office et QuickOffice. Tous deux sont gratuits sur Android, iPhone et Windows Phone, mais l’application de Microsoft a l’avantage, sur QuickOffice, de s’intégrer dans la suite bureautique de l’ordinateur. Elle est en effet totalement compatible avec Word, Excel et PowerPoint.

Nous allons donc nous focaliser ici sur Office, même si Quickoffice et Google Drive constituent une excellente alternative pour tous les utilisateurs d’Android.

Microsoft Office et OneDrive sur votre ordinateur

Pour travailler depuis son ordinateur et son smartphone sur un même document, il faut obligatoirement passer par le cloud. Avec Microsoft Office 2013, l’intégration est presque automatique. Si vous utilisez une ancienne version du logiciel, une étape supplémentaire est nécessaire, mais il s’agit dans tous les cas d’une opération très simple.

Dans les deux cas, assurez-vous de disposer d’abord d’un compte Microsoft. Le compte Microsoft ouvre l’accès à Windows 8 ou à votre boite courriel Outlook.com (l’ex Hotmail). Si vous n’en avez pas, vous pouvez le créer sur la page de Microsoft.

Voyons comment faire en fonction de la version d’Office que vous utilisez.

Microsoft Office 2013

Avec la dernière version de la suite Office de Microsoft, synchroniser le document sur le cloud pour y accéder ensuite depuis un appareil portable est un jeu d’enfant. A partir de l’interface du logociel que vous utilisez -Word, PowerPoint ou Excel- cliquez sur Fichier en haut à gauche puis sur Enregistrer sous .

Si vous n’avez pas encore connecté votre copie d’Office 2013 au cloud, vous devez cliquer sur Sign In en bas à droite, puis accéder à votre compte Microsoft.

Save as - Office 2013

Après quoi, il vous sera possible de sauvegarder le fichier sur OneDrive, le service de stockage en ligne de Microsoft, équivalent à Google Drive. Il suffit de choisir le dossier et d’appuyer sur Enregistrer.

Save document OneDrive from Office 2013

Microsoft Office 2010 et versions antérieures

Si vous disposez d’une version d’Office antérieure à la 2013, vous devrez sauvegarder le fichier manuellement sur OneDrive. Pour ce faire, vous devez passer par le service en ligne de l’application. Rien de compliqué, la seule différence résidant dans le fait que vous devez y accéder à partir du navigateur.

Après avoir sauvegardé votre fichier Word, Excel ou PowerPoint sur l’ordinateur, ouvrez le navigateur Internet et rendez-vous sur la page de OneDrive. Une fois sur le site, accédez à votre compte du cloud de Microsoft.

Login OneDrivePour exporter un fichier de l’ordinateur vers le cloud, on peut procéder de deux manières: soit en faisant un glisser-déposer, soit en cliquant sur le bouton Upload en haut, puis en sélectionnant le fichier dans la boîte qui s’ouvre.

Upload on OnDrive

Accédez et modifiez le document à partir de votre smartphone

Maintenant, vous devez entrer sur le document à partir de votre téléphone portable. Sur Windows Phone, la procédure est extrêmement simple, attendu que les applications sont déjà installées et que, très probablement, vous aurez également déjà saisi les données de votre compte Microsoft dans votre smartphone.

Sur Android et iPhone, en revanche, il est nécessaire de télécharger Office Mobile pour Android et Office Mobile pour iPhone pour accéder à vos fichiers sur le cloud et les modifier. Par ailleurs, en téléchargeant OneDrive pour Android et OneDrive pour iPhone, vous bénéficierez de toutes les fonctions du drive de Microsoft.

Accédez à l’application avec votre compte Microsoft et appuyez sur l’icône du dossier en haut au centre. Après quoi, tapez sur votre OneDrive pour ouvrir le dossier documents.

Une fois le fichier ouvert, il suffit d’appuyer sur l’icône du crayon, en haut, pour commencer à l’éditer, comme dans l’illustration ci-dessous.

Office Mobile: éditer un document

De l’ordinateur au smartphone et vice-versa

La démarche fonctionne tout aussi bien en sens inverse: vous pouvez créer des fichiers sur Office Mobile, puis continuer à y travailler sur votre ordinateur. Il suffit d’ouvrir le document avec Office 2013 ou à partir de OneDrive. L’application web comprend une excellente suite en ligne appelée Office Online qui, à mon avis, est bien meilleure que Google Drive.

Une fois les applications installées, éditer un même fichier sur plusieurs dispositifs est une opération aussi simple que fluide. Et, très vite, vous vous retrouverez à basculer d’une plateforme à l’autre de manière naturelle, améliorant du même coup votre productivité.

A lire aussi:

Article original de Daniel Barranger – Softonic.it. Traduit et adapté de l’italien.

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