EXCEL: les secrets du Format de cellule

EXCEL: les secrets du Format de cellule

excel-format-cellulel Microsoft Excel est un précieux outil de travail pour qui sait s’en servir… Pourtant, son aspect tentaculaire effraie les plus novices qui ne s’en servent que de façon basique et passent parfois à côté de fonctionnalités utiles.

Il est une fenêtre qui mérite d’être explorée en profondeur car elle permet de travailler sur la mise en page et de rendre les documents Excel plus propres, plus lisibles. Il s’agit du menu “Format de cellule” accessible d’un clic droit sur n’importe quelle cellule.

OnSoftware a mené ses tests avec Microsoft Excel 2007, mais le menu “Format de cellule” est quasiment le même dans toutes les versions de Excel dans la suite Office. A vos documents!

Nombre

Le premier onglet accessible dans le “Format de cellule” s’intitule “Nombre”. Il permet de mettre en forme les différents chiffres que vous tapez dans les cellules sélectionnées. Excel fait la distinction entre des pourcentages, des chiffres bruts, des dates ou des opérations diverses et fait en sorte d’afficher le plus proprement possible chaque donnée.

Pour afficher un nombre tel quel, il vous faut choisir Standard. S’il s’agit d’un nombre décimal, vous pouvez choisir combien de chiffre après la virgule vous souhaitez afficher dans Nombre. Il est aussi possible d’afficher les négatif en rouge et de séparer chaque millier par un point. Par exemple, 1250 devient 1.250. En revanche, l’option Texte ne change rien à ce qui est tapée dans la cellule.

Les catégories Monétaire et Comptabilité permet d’ajouter le sigle d’une devise derrière un nombre, comme €, $ ou £. Pourcentage permet d’en faire autant avec le sigle idoine %.

La catégorie “Date” pose souvent problème dans Excel car cette donnée ne s’affiche pas toujours comme on veut et la nomenclature diffère d’un pays à l’autre. Excel prend en compte les paramètres régionaux. Il est d’ailleurs possible de sélectionner votre pays. Après cela, différentes propositions s’offrent à vous, toutes affichées à l’aide d’un exemple. Il en va de même pour les heures

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La catégorie Fraction calcule directement le résultat d’une fraction notée dans une cellule ou de laisser l’opération telle quelle. Vous pouvez aussi demander à Excel de réduire la fraction aux plus petit dénominateur commun.

Alignement

L’onglet “Alignement” est une partie importante du Format de cellules en matière de mise en page. C’est ici qu’on l’on définit la position d’un texte ou d’une donnée à l’intérieur même d’une cellule.

Il est possible de régler l’alignement horizontal et vertical d’un texte. Vous pouvez l’ajuster sur la gauche ou la droite de la cellule, mais aussi centrer ou justifier le texte en définissant un retrait par rapport au bord de cette même cellule.

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Certains textes ne peuvent tenir sur une seule ligne. Plutôt que de le laisser déborder ou de la laisser disparaître du champ de vision sous prétexte que la cellule voisine est occupée, mieux vaut parfois automatiser le retour à la ligne dans une même cellule. Vous pouvez aussi forcer le retour quand vous voulez dans la phrase avec Alt (gauche) + Entrée.

L’option Ajuster permet de faire rentrer tout le texte dans la cellule en adaptant la taille de l’écriture en fonction de l’espace en largeur. Attention, le résultat peut rapidement être illisible avec de longs textes.

Autre astuce, il est possible de fusionner plusieurs cellules Excel, à condition de toutes les avoir sélectionnées au moment de rentrer dans le Format de cellule.

Enfin, dans un souci d’esthétique mais aussi parfois de gain de place, vous pouvez orienter le texte d’une cellule selon un certain angle à définir manuellement, de -90 à 90 degrés.

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Police

Passons rapidement sur cette option qui ne permet pas de grandes folies, juste à régler quelques paramètres de police caractère.

C’est dans cet onglet que vous pouvez choisir la police et le style à appliquer à vos écrits. Il suffit de choisir l’une des nombreuses polices fournies avec Excel dans une liste que vous pouvez enrichir si vous la trouvez trop restreinte.

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Il est ensuite possible d’y ajouter du gras ou d’appliquer un style en italique, changer la taille des caractères de 8 à 72 points, ou manuellement si vous souhaitez appliquer une taille plus grande ou plus petite. Une option permet de souligner d’un ou deux traits le contenu d’une cellule et d’en changer la couleur d’écriture.

3 checkbox permettent enfin de barrer son texte, de lui faire prendre la forme d’un exposant ou d’un indice.

Bordure

L’onglet Bordure permet de définir le cadre d’une ou plusieurs cellules. Il est possible de choisir entre plusieurs lignes de contour, allant des simples pointillés aux traits plus larges. Vous pouvez également changer la couleur de ces bordures.

3 types de bord sont disponibles: le contour global de plusieurs cellules, seulement l’intérieur de ce groupe de cellules ou les deux pour réaliser un beau tableau quadrillé. Chaque ligne est personnalisable individuellement dans un petit schéma explicatif de l’onglet Bordure. Cette option permet de ne garder que des colonnes, des lignes ou de barrer en diagonale certaines cellules.

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Remplissage

Le remplissage est la couleur de fond que vous appliquez à certaines cellules. Sur Word, on appelle cela le surlignage.

Bien entendu, vous pouvez appliquer l’une des nombreuses couleurs disponibles, mais rien ne vous empêche de créer votre propre couleur de fond en cliquant sur le bouton “Autres couleurs”. il est aussi possible d’appliquer une sorte de papier peint à motif dont vous définissez le style et la couleur.

Retour au remplissage. Excel permet d’appliquer des couleurs en dégradé dans chaque cellule sur lesquelles vous travaillez. Il suffit de cliquer sur le bouton “Motifs et textures”, de choisir deux teintes et un modèle horizontal, vertical, diagonal ou autre. Des exemples visuels permettent de se faire une bonne idée du résultat.

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Protection

Cet onglet permet de bloquer l’accès à certaines cellules d’un document pour éviter qu’elles ne soient changées sans votre consentement. Il s’agit ici d’un verrouillage. Vous pouvez aussi masquer le contenu de certaines cellules pour les garder secrètes.

Sachez toutefois que ces options ne sont accessibles que si le document Excel a été protégé au préalable. Cela ne peut se faire (dans le cas d’Excel 2007 et 2010) que dans l’onglet Révision du menu principal, en cliquant sur Protéger la feuille.

Ce tuto vous a aidé? Voici la liste de nos meilleurs trucs et astuces Office regroupés dans un seul et même article!

N’hésitez pas à consulter nos tests approfondis des logiciels mentionnés ci-dessus:

Article du 1er novembre 2010 mis à jour le 5 novembre 2014.

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